Desde la publicación del borrador del código penal a principios de 2015, hemos visto cómo las empresas españolas han comenzado con la implantación de los diversos procedimientos de prevención penal que exige la ley. Aunque por primera vez, hemos visto aparecer en esta normativa una descripción de un modelo concreto de organización y gestión para prevenir delitos, durante el establecimiento del mismo es fácil cometer errores de forma o contenido que resulten en un modelo deficiente que no sirva de eximente para el caso potencial de imputación. Por esta razón hemos querido dejar los siguientes consejos:

1. Reconocer las funciones y poderes de supervisión del modelo:

Según el propio Código la persona jurídica podrá quedar exenta si la supervisión del modelo de prevención penal ha sido confiado a un departamento de la empresa con poderes autónomos de gestión. Igualmente, hace referencia a encomendar legalmente las responsabilidades de dicha supervisión. Las diversas funciones de revisión, de mejora continua y de comunicación del modelo deberán ser asignadas de forma clara, siempre escrita, y razonable respecto al organigrama y dimensiones de la entidad. Debemos describir las responsabilidades por escrito ya sea en un documento firmado y legalmente reconocido. Del mismo modo, otorgar al departamento o persona responsable la autonomía e independencia necesarias para el adecuado desarrollo de sus funciones es esencial.

2. Realizar planes de formación sobre cumplimiento:

A pesar de que la normativa no lo explicita, la realización de planes formativos, tanto sobre el propio modelo de prevención penal sobre la normativa aplicable a la empresa, es básico en cualquier sistema preventivo. Lo aconsejable es detallar planes de formación a todos los niveles de organización pero siempre priorizando y ajustando el contenido a los diferentes puestos por nivel de riesgo de delito y por carga de responsabilidad sobre la entidad.

3. Mantener un registro de revisiones del modelo:

Puesto que la norma nos obliga a verificar periódicamente el correcto funcionamiento del modelo, deberemos redactar y dejar firmados, informes completos del proceso, detallando las áreas revisadas y las conclusiones alcanzadas. Llevar el control mediante un registro que incluya las fechas de cada revisión interna del modelo de prevención penal, será el perfecto justificante para el cumplimiento del deber de diligencia, la verificación periódica y la vigilancia del funcionamiento del modelo, tan enfatizados en el Artículo 31 bis de la mencionada ley.

4. Poner en marcha un procedimiento de acciones correctivas:

El Artículo 31 bis reconoce igualmente la obligación de realizar eventuales modificaciones “cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes”, que deberían considerarse en la evaluación del funcionamiento del modelo, ya sea realizada por la empresa o mediante el servicio de expertos externos. Las infracciones cometidas por deficiencias en la eficacia del modelo de prevención penal implantado deberán solucionarse mediante las llamadas acciones correctivas. Se trata de establecer actuaciones para la mejora continua, ayudándonos a no incurrir en un “ejercicio insuficiente” de las funciones de supervisión, vigilancia y control.

5. Habilitar los canales de comunicación adecuados y acreditar su uso:

No hablamos solamente de crear un buen canal de denuncias o línea ética sino también de establecer los protocolos de comunicación interna, horizontal y vertical, respecto al modelo. Los diversos órganos de gobierno deberán estar al tanto para evitar sanciones de “comisión por omisión”. La eficacia del sistema de prevención penal pasará por detallar por escrito éstos canales de comunicación, la periodicidad de su uso y el objetivo de cada comunicado. Por supuesto ¡dejad constancia de los comunicados!

6. Aprovechar lo que ya tienes – integrar:

En el artículo sobre modelos integrales de cumplimiento hablábamos de la eficiencia de agrupar los sistemas de gestión y los procedimientos de cumplimiento normativo en un solo modelo. En este caso se trataría de realizar una identificación previa de los procedimientos y protocolos ya existentes que cumplen con los requisitos que establece el Código para los modelos de prevención penal. Sobre todo revisar las declaraciones de los empleados sobre conducta interna, las políticas de gastos y uso de tarjetas, los procesos de auditoría interna, entre otros.

Estos consejos son fruto de nuestra experiencia en sistemas preventivos y de gestión que esperamos os resulten útiles para crear modelos de prevención penal más sólidos.

Andrea Duque Pérez
Responsable RSE