La importancia de esta cuestión en materia de PBCFT y su tangencia con la protección de datos

Dentro de la serie de artículos dedicada a la prevención del blanqueo de capitales, dedicamos el actual a una de las recientes reformas de la normativa nacional, aplicada tras la transposición de la IV Directiva de la Unión Europea.

De la mano del Real Decreto-Ley 11/2018, de 31 de agosto, se ha introducido en nuestra legislación una modificación que hace referencia a las obligaciones de información de los sujetos obligados, concretamente a la conservación, por parte de las organizaciones, de documentos empleados en sus relaciones de negocios u operaciones, relacionados con el cumplimiento de las obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales.

En la Ley 10/2010 se establece que los sujetos obligados tienen el deber de conservar toda la documentación que contemple el cumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales durante un periodo de diez años.

La novedad que surge con la transposición de la IV Directiva es que, pasados los primeros cinco años desde la finalización de la relación comercial o de una operación puntual, la documentación que el sujeto obligado debe conservar sólo podrá ser consultada por sus órganos de control interno y comunicación, así como por las unidades técnicas de prevención del blanqueo de capitales y, si se diera el caso, por aquellos encargados de su defensa legal.

Concretamente, de cara a una posible investigación por parte del SEPBLAC o cualquier otra autoridad competente en la materia, los documentos que deben ser conservados por los sujetos obligados, durante el periodo mencionado anteriormente, son los siguientes:

  • Una copia de aquellos documentos utilizados para la aplicación de las medidas de diligencia debida exigidas por la Ley 10/2010.
  • El original o una copia con valor probatorio de aquellos documentos o registros que sirvan para acreditar las operaciones llevadas a cabo, los sujetos que han formado parte de las mismas y las relaciones de negocio.

Así mismo, el método de archivo empleado por los sujetos obligados debe garantizar la correcta gestión y disponibilidad de la documentación, tanto para el control interno del propio sujeto obligado, como para la adecuada atención a los posibles requerimientos de las autoridades.

Este aspecto de la nueva regulación supone una nueva e importante mejora de los sistemas de prevención del blanqueo de capitales implantados en toda clase de organizaciones, consolidando su eficiencia y garantizando una mayor seguridad y protección de la documentación relacionada con los sistemas en poder de las mismas.

Gonzalo Avilés

Corporate & Compliance Trainee