En un post anterior desarrollábamos la responsabilidad de los administradores en relación a la imagen fiel que debe imperar en la formulación de las cuentas anuales. Pero la responsabilidad del órgano de administración sobre las cuentas anuales no acaba en su correcta formulación, o su posterior aprobación por parte de la junta general, como máximo órgano de una sociedad, sino que incluye también el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

El depósito de cuentas anuales supone la publicidad frente a terceros de la información financiera relevante de una compañía. La información financiera no solo es útil para los accionistas o socios, sino también para otros agentes o grupos de interés (stakeholders), entre los que se incluyen los clientes, proveedores, trabajadores, entidades financieras, representantes sociales, etc., que en menor o mayor grado interactúan con una empresa.

En cuanto a los plazos, tanto el Código de Comercio, como el resto de normativa relacionada, establecen que las cuentas anuales deberán ser formuladas dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Seguidamente la junta general deberá aprobarlas en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, y a partir de ese momento existirá un plazo de 30 días para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social.

Teniendo en cuenta que de forma generalizada las empresas cierran su ejercicio el 31 de diciembre, el 31 de marzo resultaría como fecha límite para la formulación de las cuentas anuales por parte de los administradores, el 30 de junio para su aprobación por la junta general, y el 30 de julio para su depósito en el Registro Mercantil.

A pesar de ello, algunas estadísticas cifran en un 40% el número de empresas en España que no cumplen con la obligación del depósito de sus cuentas, obviando las importantes consecuencias que esto puede suponer para los administradores.

Son múltiples los motivos esgrimidos para justificar este incumplimiento. Desde la dejadez por no considerarlo relevante, hasta la falta de formulación sobre todo por pequeñas empresas (activas o inactivas), o el intento de ocultar/retrasar información a la competencia o terceros.

Algunas de las consecuencias de su incumplimiento son generalmente conocidas, como es el cierre de la hoja registral si trascurrido un año desde el cierre del ejercicio no se ha producido el depósito de las cuentas. Dicho cierre imposibilita de forma generalizada la inscripción de cualquier acto como puede ser un nuevo apoderamiento, modificaciones estatutarias, depósitos de cuentas posteriores, etc,.

Más desconocida es la facultad del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) para imponer sanciones entre 1.200 a 60.000 euros. Si bien lo cierto es que en la práctica apenas se han dictado sanciones en este sentido.

Pero más allá de lo anterior, además existen mecanismos de derivación de responsabilidad para los miembros del órgano de administración por el incumplimiento que supone la falta del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

A pesar de que la Ley no sanciona expresamente a los administradores en esta materia, la jurisprudencia ha venido considerando este incumplimiento como un indicio razonable de negligencia y falta de responsabilidad que, unido a otras circunstancias, podría traer como consecuencia la declaración de la responsabilidad personal y solidaria de los administradores de los daños que esto cause, e incluso del pago de las posibles deudas de la empresa.

Esta derivación de la responsabilidad se produce principalmente en dos ámbitos:

a) Por falta de la diligencia exigida a los administradores, por lo que si su actuación en la falta del depósito, o por omisión, produce cualquier daño a la propia sociedad, sus socios o un tercero, el órgano de administración podría responder frente a ellos. Esta circunstancia afecta tanto a los administradores de derecho, como a los de hecho.

Esta responsabilidad tiene su fundamento en el daño causado por actos u omisiones contrarios a la Ley, los Estatutos sociales, o por el incumplimiento de los deberes inherentes al cargo de administrador.

b) En relación a la Ley Concursal, dado que entre los supuestos concretos que pueden llegar a suponer la calificación de un concurso de acreedores como “culpable”, se incluye la falta de depósito de las cuentas anuales (art. 165.1.3º de la Ley Concursal).

Esta calificación del concurso como “culpable” puede hacer que los administradores respondan frente a los acreedores concursales de las deudas si del procedimiento concursal no se obtienen fondos suficientes para su cobro. Afectando no solo a los administradores en el momento de la declaración del concurso, sino también a los que hubieran ostentado el cargo en los dos años anteriores.

Por lo tanto, y a pesar de que habitualmente se trate como un asunto al que no se le da la debida importancia en la mayoría de las empresas, incluso llegando a subcontratar con colaboradores externos su realización, sin que se realice un seguimiento de su efectivo cumplimiento; lo cierto es que la derivación de la responsabilidad a los administradores frente a terceros, hace que no sea un asunto menor respecto a otras obligaciones del órgano de administración, y requiera especial atención.

Sergio González
Director